Đồng bộ mã đơn vị Hải quan toàn hệ thống từ 01/4/2026

Ngày 27/02/2026, Ban Công nghệ thông tin (CNTT) và Thống kê Hải quan đã ban hành Thông báo 174/CNTT-QLVH về việc đồng bộ mã đơn vị hải quan trên toàn hệ thống, dự kiến chính thức áp dụng từ ngày 01/4/2026. Đây là bước triển khai quan trọng trong lộ trình hiện đại hóa hải quan Việt Nam, hướng tới mô hình thông quan tập trung và hải quan số.

1. Bối cảnh và căn cứ ban hành

Thông báo 174/CNTT-QLVH được ban hành dựa trên ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục tại Tờ trình 63/TTr-CNTT ngày 11/02/2026 về phương án đồng bộ bộ mã đơn vị hải quan, cũng như kết luận từ cuộc họp ngày 26/02/2026 về thông quan tập trung.

Theo đó, Ban CNTT và Thống kê Hải quan đề nghị các Chi cục Hải quan khu vực cho ý kiến về phương án đồng bộ, thời gian triển khai dự kiến và bảng mã đơn vị hải quan kèm theo. Riêng đối với Đội Thông Quan

Tập Trung, các đơn vị cũng được yêu cầu phản hồi về bảng mã dự kiến theo phụ lục đính kèm, với thời hạn gửi ý kiến chậm nhất là ngày 3/3/2026.

2. Cấu trúc bộ mã mới và nguyên tắc áp dụng

Bộ mã mới được tổ chức theo mô hình 20 chi cục hải quan khu vực phủ khắp các tỉnh, thành trên toàn quốc. Mỗi chi cục chỉ sử dụng một mã hai chữ số duy nhất theo địa điểm đặt trụ sở. Mỗi đội hải quan trực thuộc sử dụng mã bốn chữ số, trong đó hai chữ số đầu là mã của chi cục quản lý.

Đối với các chi cục quản lý một tỉnh như Chi cục HQKV II phụ trách TP. Hồ Chí Minh hay Chi cục HQKV III phụ trách Hải Phòng, mã được cấp theo dạng XXYY thống nhất. Các chi cục liên tỉnh như Chi cục HQKV I phụ trách Hà Nội và Phú Thọ, hay Chi cục HQKV VII phụ trách Lào Cai, Điện Biên và Lai Châu sẽ có mã phân tách theo từng tỉnh riêng biệt, ví dụ 13Y1, 13Y2, 13Y3.

Hệ thống mã vận hành theo quan hệ phân cấp cha con, cho phép các bộ phận cấp trên tiếp cận dữ liệu cấp dưới, trong khi các đơn vị ngang hàng được cấp quyền xử lý tương đương. Tờ khai đăng ký tại mã hải quan nào sẽ do công chức thuộc đơn vị đó xử lý, đảm bảo rõ ràng về thẩm quyền và trách nhiệm.

3. Những việc cần làm trước và sau ngày 01/4/2026

Để chuẩn bị cho thời điểm chuyển đổi, các Chi cục Hải quan khu vực được yêu cầu thực hiện các đầu việc cụ thể:

• Phối hợp với Ban GSQL rà soát tình trạng hoạt động và điều chỉnh mã các địa điểm lưu kho, bao gồm cả các địa điểm do Cục Hải quan tỉnh, thành phố quản lý trước đây. Thời hạn hoàn thành: ngày 15/3/2026.
• Rà soát và xử lý toàn bộ tờ khai còn tồn, treo hoặc chưa hoàn thành trên các hệ thống nghiệp vụ sau ngày 01/4/2026. Thời hạn xử lý đến hết ngày 30/6/2026. Sau mốc này, Ban CNTT sẽ tiến hành khóa các mã hải quan cũ. Trường hợp cần xử lý phát sinh sau thời điểm khóa mã, các đơn vị thực hiện theo quy trình hướng dẫn nghiệp vụ của Ban GSQL.

4. Doanh nghiệp cần cập nhật ngay trước ngày 01/4/2026

Đối với cộng đồng doanh nghiệp, Chi cục Hải quan khu vực VI đã chính thức thông báo về kế hoạch thay đổi bộ mã đơn vị hải quan và mã địa điểm lưu kho. Từ ngày 01/4/2026, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng bộ mã mới khi truyền tờ khai. Việc khai báo vào các mã cũ không còn được chấp nhận cho tờ khai mới, chỉ giữ lại để xử lý các hồ sơ chưa hoàn thành trước thời điểm chuyển đổi.

Để tránh phát sinh lỗi khi truyền tờ khai, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện trước ngày 01/4/2026:

• Cập nhật bộ mã hải quan và mã địa điểm mới vào hệ thống quản lý nội bộ và phần mềm khai báo hải quan.
• Tra cứu bảng mã dự kiến cho từng trụ sở và từng tỉnh tại Phụ lục kèm theo Công văn 174/CNTT-QLVH.
• Liên hệ trực tiếp với đơn vị hải quan nơi mở tờ khai nếu phát sinh vướng mắc trong quá trình thực hiện.

Việc đồng bộ mã đơn vị hải quan từ ngày 01/4/2026 tác động trực tiếp đến quy trình khai báo của toàn bộ doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Chủ động cập nhật bộ mã mới trước thời hạn là cách thiết thực nhất để doanh nghiệp tránh gián đoạn thông quan và bắt kịp lộ trình chuyển đổi số của ngành hải quan.

Source: Cục hải quan