Thủ tục hủy tờ khai hải quan 2026: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z 

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phát sinh sai sót dẫn đến phải hủy tờ khai là điều không hiếm gặp. Tuy nhiên, nếu không nắm vững quy trình và thời hạn, doanh nghiệp rất dễ bị phạt hành chính. Thậm chí, điều này còn ảnh hưởng trực tiếp đến điểm đánh giá năng lực tuân thủ pháp luật hải quan.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về các trường hợp, hồ sơ và trình tự thực hiện hủy tờ khai hải quan mới nhất.

1. Hủy tờ khai hải quan là gì?

Hủy tờ khai hải quan là thủ tục nhằm loại bỏ một tờ khai đã đăng ký trên hệ thống VNACCS/VCIS nhưng không còn giá trị thực hiện. Thông thường, các tờ khai này bị hủy do lỗi khai báo hoặc vi phạm thời hạn quy định. Việc thực hiện phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện tại Thông tư 39/2018/TT-BTC.

2. Các trường hợp bắt buộc hoặc được phép hủy tờ khai

Căn cứ theo quy định hiện hành, có 4 nhóm trường hợp chính dẫn đến việc phải thực hiện nghiệp vụ này:

• Nhóm A – Tờ khai quá hạn: Tờ khai đã đăng ký quá 15 ngày nhưng hàng hóa vẫn chưa đến cửa khẩu hoặc chưa được thông quan.
• Nhóm B – Hủy theo yêu cầu: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Ví dụ, doanh nghiệp khai sai các chỉ tiêu không được phép sửa, hoặc lỡ tay khai trùng nhiều lần cho một lô hàng.
• Nhóm C – Hàng hóa tái xuất hoặc tiêu hủy: Áp dụng khi hàng đã vào khu vực giám sát nhưng phải trả lại khách hàng hoặc bị tiêu hủy theo quyết định của cơ quan thẩm quyền.
• Nhóm D – Lỗi kỹ thuật hệ thống: Khi hệ thống gặp sự cố khiến tờ khai không thể truyền dữ liệu hoặc không thể tiếp tục xử lý.

3. Hồ sơ và Trình tự thực hiện chi tiết

3.1. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
Để quá trình hủy tờ khai hải quan diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Mẫu số 06/HĐTKH/GSQL: Đơn đề nghị hủy tờ khai (theo Phụ lục II).
• Chứng từ chứng minh: Bao gồm vận đơn (Bill), hóa đơn (Invoice) hoặc văn bản xác nhận tái xuất/tiêu hủy.

3.2. Quy trình 3 bước thực hiện
Bước 1: Người khai hải quan gửi yêu cầu hủy qua hệ thống điện tử.

Bước 2: Công chức hải quan kiểm tra lý do và đối chiếu thông tin thực tế. Nếu hợp lệ, Chi cục trưởng sẽ phê duyệt lệnh hủy.

Bước 3: Hệ thống phản hồi kết quả cho doanh nghiệp và cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý rủi ro.

4. Những lưu ý quan trọng để tránh bị phạt

Việc hủy tờ khai hải quan không đơn giản là xóa bỏ dữ liệu, mà nó còn kéo theo nhiều hệ lụy quan trọng mà bạn cần lưu tâm:

• Lưu ý: Việc hủy tờ khai quá nhiều do lỗi chủ quan sẽ khiến doanh nghiệp bị hạ bậc tuân thủ, dẫn đến các lô hàng sau dễ bị phân vào Luồng Đỏ.
• Xử lý tiền thuế: Nếu đã nộp thuế cho tờ khai bị hủy, bạn có quyền yêu cầu hoàn trả hoặc bù trừ vào kỳ nộp thuế tiếp theo.
• Thời hạn xử lý: Hãy bám sát thời hạn 08 giờ làm việc để xử lý các sai sót, tránh để quá lâu dẫn đến gián đoạn tiến độ kinh doanh.
• Kiểm soát dữ liệu: Luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi truyền chính thức vì một khi hàng đã thông quan và lấy ra khỏi kho, việc hủy tờ khai sẽ cực kỳ khó khăn.