Hướng Dẫn Bộ Hồ Sơ Nhập Khẩu Hải Quan

Hồ sơ hải quan là một phần quan trọng khi xin giấy nhập khẩu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết. Điều này có thể dẫn đến mất nhiều thời gian và công sức khi làm thủ tục. Chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết về các giấy tờ và chứng từ cần có trong bài viết dưới đây.

Khi nhập khẩu hàng hóa, cá nhân hoặc doanh nghiệp phải nộp bộ hồ sơ hải quan cho cơ quan có thẩm quyền để làm thủ tục thông quan và xin giấy phép nhập khẩu. Bộ hồ sơ hải quan bao gồm tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu cần nộp cho cơ quan hải quan.

Các chứng từ và giấy tờ trong bộ hồ sơ hải quan cần tuân thủ quy định của Luật Hải quan, bao gồm chứng từ giấy và chứng từ điện tử. Đối với chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính toàn vẹn và định dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1. Chi tiết về các giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC, bộ hồ sơ nhập khẩu cần bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại
• Vận đơn
• Giấy phép nhập khẩu
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
• Chứng từ chứng minh doanh nghiệp
• Tờ khai trị giá
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
• Danh mục máy móc, thiết bị
• Hợp đồng ủy thác

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là một tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan. Nếu không nộp tờ khai này, mọi hoạt động xuất nhập khẩu sẽ bị đình chỉ. Hiện tại, việc khai báo hải quan chủ yếu được thực hiện dưới dạng điện tử, trừ khi có quy định đặc biệt của Chính phủ cho phép sử dụng tờ khai giấy.

Trong trường hợp sử dụng tờ khai giấy, người đại diện doanh nghiệp phải nộp 02 bản chính của tờ khai hải quan (mẫu HQ/2015/NK) và đính kèm vào hồ sơ hải quan.

Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ thiết yếu trong giao dịch quốc tế, ghi lại chi tiết việc mua bán giữa người bán và người mua. Nó bao gồm mô tả hàng hóa, giá trị và thông tin về người gửi hàng. Hóa đơn thương mại là cơ sở để cơ quan hải quan xác định các chi phí liên quan như thuế hải quan và bảo hiểm.

Khi chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan, người đại diện doanh nghiệp cần nộp 01 bản sao hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương.

Các trường hợp không cần nộp hóa đơn thương mại bao gồm:

• Doanh nghiệp ưu tiên
• Hàng nhập khẩu để gia công cho thương nhân nước ngoài
• Hàng hóa không có hóa đơn hoặc người mua không phải thanh toán.

Vận đơn (Bill of Landing)

Khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không, đường biển hoặc đường sắt, vận đơn là một chứng từ quan trọng mà người khai hải quan phải trình lên cơ quan hải quan khi xin giấy phép nhập khẩu.

Vận đơn là tài liệu ghi nhận thông tin về việc vận chuyển hàng hóa, được ký phát bởi người vận chuyển hoặc thuyền trưởng/đại lý của người vận chuyển sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc máy bay.

Hiện tại, có các loại vận đơn như vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không và vận đơn đường sắt. Tùy thuộc vào từng loại hình vận chuyển, sẽ có vận đơn tương ứng được phát hành.

Khi chuẩn bị hồ sơ hải quan, người khai hải quan cần nộp 01 bản sao của vận đơn.

Giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu, còn gọi là giấy phép hải quan, là một tài liệu bắt buộc trong hồ sơ nhập khẩu. Quy định về việc nộp giấy phép nhập khẩu như sau:

• Nếu mặt hàng nằm trong danh sách hạn chế nhập khẩu, doanh nghiệp phải làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu.
• Nếu doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng đó nhiều lần, cần nộp 01 bản gốc giấy phép nhập khẩu.
• Nếu doanh nghiệp nhập khẩu từ lần thứ hai trở đi, chỉ cần nộp bản chính trong lần đầu tiên.
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa nhập khẩu là quá trình mà cơ quan chức năng lấy mẫu hàng của doanh nghiệp để kiểm tra xem hàng hóa có đạt yêu cầu hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định hay không. Sau khi kiểm tra và đạt yêu cầu, cơ quan sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành cho lô hàng.

Tùy vào từng chuyên ngành và loại hàng hóa, có quy định về việc nộp bản gốc hay bản sao. Nếu doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng này nhiều lần, chỉ cần nộp bản gốc giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành cho chi cục hải quan lần đầu tiên.

Chứng từ chứng minh doanh nghiệp, cá nhân

Chứng từ chứng minh được sử dụng để xác nhận rằng doanh nghiệp hoặc cá nhân có đủ điều kiện để nhập khẩu hàng hóa. Người khai hải quan chỉ cần nộp 01 bản sao chứng từ này trong lần nhập khẩu đầu tiên.

Tờ khai trị giá

Tờ khai trị giá là tài liệu thể hiện tổng giá trị của tất cả các mặt hàng trong lô hàng nhập khẩu, dùng để tính thuế và thống kê hải quan.

Người đại diện doanh nghiệp cần chuẩn bị 02 bản chính tờ khai trị giá, một bản nộp cho cơ quan hải quan và một bản lưu giữ theo hồ sơ hải quan của doanh nghiệp. Nếu nộp tờ khai trị giá điện tử, người khai hải quan sẽ thực hiện khai tờ khai trị giá theo mẫu và gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử.

Chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là tài liệu cung cấp thông tin về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu, do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp.

Trong hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu hải quan, cần nộp 01 bản chính hoặc chứng từ dưới dạng dữ liệu điện tử.

Các trường hợp nhập khẩu cần xuất trình Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm:

• Hàng hóa nhập khẩu từ nước hoặc nhóm nước có thỏa thuận áp thuế suất ưu đãi đặc biệt với Việt Nam, dựa trên quy định pháp luật của Việt Nam và các Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia, nếu hàng hóa nằm trong danh mục ưu đãi và nhà nhập khẩu muốn được hưởng ưu đãi đó.
• Hàng hóa mà Việt Nam hoặc các tổ chức quốc tế thông báo đang có nguy cơ gây hại đến an toàn xã hội, sức khỏe cộng đồng hoặc vệ sinh môi trường và cần được kiểm soát.
• Hàng hóa xuất xứ từ các nước mà Việt Nam thông báo đang áp dụng các loại thuế như thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, thuế tự vệ, thuế chống phân biệt đối xử và thuế theo hạn ngạch thuế quan.

Lưu ý: Hàng hóa nhập khẩu phải tuân thủ các chế độ quản lý nhập khẩu theo quy định pháp luật Việt Nam hoặc các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Danh mục hàng máy móc, thiết bị

Theo quy định tại Thông tư số 14/2015/TT-BTC, người làm thủ tục hải quan phải chuẩn bị 01 bản chụp Danh mục máy móc, thiết bị và xuất trình bản chính để đối chiếu kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi. Các trường hợp cần chuẩn bị giấy tờ này bao gồm:

• Phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc Chương 84, Chương 85 và Chương 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.
• Phân loại máy móc, thiết bị ở dạng tháo rời hoặc chưa lắp ráp.
• Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu

Ủy thác nhập khẩu là dịch vụ do các đơn vị kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu cung cấp, hỗ trợ cá nhân/doanh nghiệp trong việc chuẩn bị thủ tục. Hợp đồng ủy thác là văn bản ghi lại các điều kiện thỏa thuận giữa bên nhận ủy thác và bên ủy thác, bao gồm thông tin về dịch vụ ủy thác nhập khẩu, phí, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Nếu doanh nghiệp chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu, khi làm thủ tục hải quan cần nộp 01 bản chụp hợp đồng ủy thác và đính kèm vào bộ hồ sơ hải quan. Sau khi người khai hải quan nộp và trình hồ sơ, đơn vị hải quan có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Chậm nhất là 2 giờ từ khi tiếp nhận hồ sơ hoặc 8 giờ sau khi người khai hải quan trình đủ hàng hóa, đơn vị hải quan phải hoàn thành kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế.

2. Đối tượng phải làm bộ hồ sơ giấy phép hải quan

Những người sau đây cần làm hồ sơ giấy phép hải quan hoặc người khai hải quan:

• Chủ hàng hóa nhập khẩu là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam.
• Chủ phương tiện, người điều khiển phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, hoặc người được chủ phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh ủy quyền.
• Người được chủ hàng hóa ủy quyền trong các trường hợp: hàng hóa là quà biếu, quà tặng của cá nhân; hành lý gửi trước hoặc sau chuyến đi của người xuất cảnh, nhập cảnh.
• Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa.
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế.

3. Hướng dẫn ghi tờ khai hải quan trong bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu

Chi tiết các mục trong tờ khai hải quan nhập khẩu như sau:

Ô số 01 – Người xuất khẩu: Ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số (nếu có) của người bán hàng ở nước ngoài.

Ô số 02 – Người nhập khẩu: Ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế của thương nhân nhập khẩu; chứng minh thư hoặc hộ chiếu (nếu là cá nhân).

Ô số 03 – Người ủy thác/người được ủy quyền: Ghi đầy đủ thông tin của người ủy thác nhập khẩu hoặc người được ủy quyền, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế; chứng minh thư hoặc hộ chiếu (nếu là cá nhân).

Ô số 04 – Đại lý hải quan: Ghi đầy đủ thông tin của đại lý hải quan, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế; cùng số, ngày, tháng, năm hợp đồng đại lý hải quan.

Ô số 05 – Loại hình: Ghi rõ loại hình xuất khẩu tương ứng.

Ô số 06 – Hóa đơn thương mại: Ghi số, ngày, tháng, năm của hóa đơn thương mại (nếu có).

Ô số 07 – Giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành: Ghi số, ngày, tháng, năm trên giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với hàng hóa nhập khẩu và ngày, tháng, năm hết hạn của giấy phép (nếu có).

Ô số 08 – Hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng: Ghi số, ngày, tháng, năm ký hợp đồng và ngày, tháng, năm hết hạn của hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng tương ứng (nếu có).

Ô số 09 – Vận đơn hoặc chứng từ vận tải: Ghi số, ngày, tháng, năm của vận đơn hoặc chứng từ vận tải có giá trị thay thế do người vận tải cấp (nếu có).

Ô số 10 – Cảng xếp hàng: Ghi tên cảng hoặc địa điểm nơi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải để chuyển đến Việt Nam.

Ô số 11 – Cảng dỡ hàng: Ghi tên cảng/cửa khẩu nơi hàng hóa được dỡ từ phương tiện vận tải xuống và nếu khác với địa điểm giao hàng thì ghi rõ cảng dỡ hàng/địa điểm giao hàng.

Ô số 12 – Phương tiện vận tải: Ghi tên tàu biển, số chuyến bay, số chuyến tàu hỏa, số hiệu và ngày đến của phương tiện vận tải hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài vào Việt Nam.

Ô số 13 – Nước xuất khẩu: Ghi tên nước hoặc vùng lãnh thổ mà hàng hóa được chuyển đến Việt Nam (sử dụng mã nước cấp ISO 3166, không ghi tên).

Ô số 14 – Điều kiện giao hàng: Ghi điều kiện giao hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.

Ô số 15 – Phương thức thanh toán: Ghi phương thức thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.

Ô số 16 – Đồng tiền thanh toán: Ghi mã tiền tệ được sử dụng để thanh toán, tuân theo chuẩn ISO 4217.

Ô số 17 – Tỷ giá tính thuế: Ghi tỷ giá giữa đơn vị tiền tệ của hàng nhập khẩu và đồng Việt Nam, áp dụng cho việc tính thuế theo quy định hiện hành.

Ô số 18 – Mô tả hàng hóa: Liệt kê tên hàng, quy cách, phẩm chất theo hợp đồng thương mại hoặc các chứng từ liên quan. Nếu lô hàng có nhiều mặt hàng, ghi “theo phụ lục tờ khai” trên tờ khai hải quan và cung cấp thông tin chi tiết trên phụ lục.

Ô số 19 – Mã số hàng hóa: Ghi mã số phân loại dựa trên Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam. Nếu lô hàng có nhiều mặt hàng, ghi rõ mã số từng mặt hàng trên phụ lục tờ khai.

Ô số 20 – Xuất xứ: Ghi nước hoặc vùng lãnh thổ sản xuất hàng hóa, áp dụng mã nước theo ISO 3166.

Ô số 21 – Chế độ ưu đãi: Ghi tên mẫu C/O theo các Hiệp định Thương mại tự do mà Việt Nam là thành viên.

Ô số 22 – Lượng hàng: Liệt kê số lượng, khối lượng hoặc trọng lượng của từng mặt hàng trong lô hàng, sử dụng đơn vị tính tại ô số 23.

Ô số 23 – Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của từng mặt hàng theo quy định trong Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc thực tế.

Ô số 24 – Đơn giá nguyên tệ: Ghi giá của một đơn vị hàng hóa bằng loại tiền tệ đã thỏa thuận trong hợp đồng, áp dụng chuẩn giá và điều kiện thanh toán. Nếu hợp đồng thương mại áp dụng phương thức trả tiền chậm và bao gồm lãi suất phải trả, đơn giá hàng hóa được xác định bằng cách trừ lãi suất từ giá mua, giá bán ghi trên hợp đồng thương mại.

Ô số 25 – Trị giá nguyên tệ: Tính trị giá nguyên tệ của mỗi mặt hàng, kết quả từ số lượng hàng (ô số 22) và đơn giá nguyên tệ (ô số 24).

Ô số 26 – Thuế nhập khẩu: Trị giá tính thuế: Ghi trị giá tính thuế của từng mặt hàng bằng VND. Thuế suất (%): Ghi mức thuế suất tương ứng với mã số ở ô số 19. Số tiền thuế nhập khẩu phải nộp của từng mặt hàng.

Ô số 27 – Thuế TTĐB: Trị giá tính thuế TTĐB: Tổng của trị giá tính thuế nhập khẩu và số tiền thuế nhập khẩu phải nộp của từng mặt hàng. Thuế suất %: Ghi mức thuế suất TTĐB tương ứng với mã số ở ô số 19. Số tiền thuế TTĐB phải nộp của từng mặt hàng.

Ô số 28 – Thuế BVMT: Liệt kê số lượng chịu thuế BVMT, mức thuế và số tiền thuế tương ứng.

Ô số 29 – Thuế GTGT: Ghi thông tin về thuế giá trị gia tăng, bao gồm mức thuế và số tiền phải nộp.

Ô số 30 – Tổng số tiền thuế: Tổng số tiền thuế phải nộp, thuộc ô số 26 + 27 + 28 + 29, ghi bằng chữ.

Ô số 31 – Lượng hàng, số hiệu container: Trong trường hợp lô hàng có từ 4 container trở lên, chỉ ghi chi tiết trên phụ lục tờ khai hải quan mà không ghi trên tờ khai.

Ô số 32 – Chứng từ đi kèm: Liệt kê các chứng từ đi kèm của tờ khai.

Ô số 33 – Cam đoan: Ghi thông tin về ngày, tháng, năm và ký xác nhận của người khai hải quan.

4. Thời hạn nộp hồ sơ hải quan nhập khẩu

Theo Điều 25 của Luật Hải quan số 24, hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu phải được nộp trước khi hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.

Thời hạn nộp các chứng từ liên quan trong hồ sơ hải quan được quy định như sau:

• Tờ khai hải quan phải nộp trước khi hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ khi hàng hóa đến cửa khẩu.
• Khai hải quan điện tử: Khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế, người khai phải nộp và xuất trình các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, trừ những chứng từ đã có trong hệ thống thông tin một cửa quốc gia.
• Khai hải quan giấy: Người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình các chứng từ liên quan khi đăng ký tờ khai.
• Phương tiện vận tải: Thời hạn nộp tờ khai được quy định tại khoản 2 Điều 69 của Luật Hải quan 2014.

5. MP Logistics – Dịch vụ xin giấy phép hải quan nhập khẩu uy tín

Có thể thấy rằng, làm thủ tục hải quan đòi hỏi phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ và chứng từ liên quan. Nếu không hiểu rõ các quy định về giấy tờ, sẽ mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến việc nhập khẩu hàng hóa kinh doanh. Để giảm thiểu rủi ro và tổn thất không mong muốn, dịch vụ xin giấy phép hải quan là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp nhập khẩu.

MP Logistics tự hào là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ làm giấy phép hải quan uy tín và là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong những năm qua. Với 30 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế và dịch vụ hải quan xuất nhập khẩu, chúng tôi thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng về chất lượng phục vụ tốt nhất, góp phần vào sự thành công của quý khách hàng.

Quy trình dịch vụ xin giấy phép nhập khẩu hải quan tại MP Logistics:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu MP Logistics sẽ hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng chuẩn bị các tài liệu cần thiết để xin giấy phép hải quan. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp, thông tin về hàng hóa, hóa đơn mua hàng, chứng từ xuất xứ và các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

Bước 2: Đăng ký với cơ quan chức năng MP Logistics hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký với cơ quan chức năng có thẩm quyền quản lý nhập khẩu, bao gồm các thông tin về doanh nghiệp, loại hàng hóa và các yêu cầu khác theo quy định.

Bước 3: Xử lý giấy tờ Sau khi hoàn tất đăng ký, MP Logistics sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các giấy tờ liên quan đến việc xin giấy phép hải quan, bao gồm việc điền đầy đủ và chính xác các biểu mẫu, gửi tài liệu và thông tin yêu cầu cho cơ quan chức năng, cũng như thực hiện các thủ tục thanh toán phí và lệ phí.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận MP Logistics sẽ gửi hồ sơ của doanh nghiệp lên cơ quan chức năng, nơi hồ sơ sẽ được kiểm tra và xem xét. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của thông tin, kiểm tra hợp đồng, hóa đơn mua hàng và các yếu tố tuân thủ quy định về nhập khẩu.

Bước 5: Phê duyệt giấy phép nhập khẩu Nếu tất cả các yêu cầu và điều kiện được đáp ứng đúng quy định, cơ quan chức năng sẽ phê duyệt giấy phép nhập khẩu. MP Logistics sẽ nhận giấy phép nhập khẩu từ cơ quan chức năng và gửi trực tiếp đến địa chỉ của khách hàng đã cung cấp.

Quý khách hàng quan tâm và mong muốn liên hệ với MP Logistics, hãy nhấc máy gọi ngay hotline (84.28) 3811 – 9033. Xin chân thành cảm ơn !