Thủ tục hải quan TMĐT xuyên biên giới: Quy trình, lưu ý và giải pháp

Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ, thương mại điện tử xuyên biên giới trở thành kênh thương mại quốc tế quan trọng, tạo tác động rõ nét đến logistics, chuỗi cung ứng và Thủ tục hải quan TMĐT tại Việt Nam.

Tuy nhiên, sự phát triển này cũng đặt ra yêu cầu hoàn thiện về Thủ tục hải quan TMĐT theo hướng vừa tạo thuận lợi cho việc thông quan hàng hóa, vừa bảo đảm kiểm soát thuế, an ninh và tuân thủ pháp luật quốc tế.

1. Tổng quan Thủ tục hải quan TMĐT xuyên biên giới: Vì sao doanh nghiệp phải cập nhật?

1.1 TMĐT xuyên biên giới đang “đẩy nhanh” tốc độ chuỗi cung ứng

Trong những năm gần đây, thương mại điện tử xuyên biên giới tăng trưởng mạnh nhờ nhu cầu mua sắm quốc tế và sự tham gia của các sàn TMĐT lớn. Đặc điểm nổi bật của mô hình này là đơn hàng nhỏ, số lượng lớn và yêu cầu giao nhanh.

Vì vậy, hoạt động logistics phải vận hành theo “dòng chảy liên tục” thay vì xử lý từng lô hàng truyền thống. Trong bối cảnh đó, thủ tục hải quan TMĐT trở thành yếu tố quyết định tốc độ giao hàng và chi phí vận hành. Doanh nghiệp logistics, chuyển phát nhanh và người bán xuyên biên giới đều cần hiểu rõ quy trình hải quan đặc thù cho TMĐT.

1.2 Thủ tục hải quan không chỉ là khai tờ khai – mà là quản trị rủi ro

Với hàng TMĐT, cơ quan hải quan tập trung vào ba mục tiêu:

1. Tạo thuận lợi thương mại (thông quan nhanh, minh bạch),
2. Quản lý thuế và trị giá (chống gian lận),
3. Kiểm soát hàng hóa có điều kiện (an ninh, kiểm dịch, chất lượng).

Vì vậy, doanh nghiệp cần coi Thủ tục hải quan là một phần trong quản trị vận hành logistics: chuẩn hóa dữ liệu khai báo, quản trị chứng từ điện tử, phân luồng rủi ro, và phối hợp kho ngoại quan – điểm kiểm tra tập trung.

2. Quy trình Thủ tục hải quan hàng TMĐT xuyên biên giới: Từ khai báo đến thông quan

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu khai báo và phân loại hàng hóa

Điểm đặc trưng của TMĐT là số lượng SKU lớn, mô tả hàng hóa không đồng nhất, nhiều sản phẩm có tên thương mại. Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần chuẩn hóa ngay từ đầu các dữ liệu sau:

• Tên hàng theo mô tả kỹ thuật (không dùng tên marketing)
• Mã HS phù hợp (ảnh hưởng thuế, chính sách quản lý chuyên ngành)
• Trị giá khai báo theo nguyên tắc hải quan
• Xuất xứ và thông tin nhà cung cấp
• Danh mục hàng hóa có điều kiện (mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị vô tuyến…)

Sai mã HS hoặc mô tả không rõ ràng là nguyên nhân phổ biến khiến lô hàng bị chuyển luồng kiểm tra, kéo dài thời gian thông quan và phát sinh chi phí lưu kho.

Bước 2: Thực hiện khai báo hải quan điện tử

Xu hướng hiện nay là xử lý bằng hệ thống điện tử, giảm hồ sơ giấy và tăng khả năng kiểm soát dữ liệu. Khi khai báo, doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Tính thống nhất giữa invoice – packing list – dữ liệu vận đơn – dữ liệu khai báo
• Khai đúng mô hình hàng hóa (hàng TMĐT, chuyển phát nhanh, bưu chính…)
• Theo dõi phân luồng để chuẩn bị phương án xử lý tiếp theo

Về bản chất, khai báo điện tử giúp tăng tốc quy trình, nhưng đồng thời yêu cầu doanh nghiệp phải có năng lực quản trị dữ liệu tốt, vì mọi sai lệch đều dễ bị hệ thống cảnh báo.

Bước 3: Vận hành kho ngoại quan và địa điểm tập kết/kiểm tra tập trung

Một điểm quan trọng trong TMĐT xuyên biên giới là việc tổ chức hàng hóa thông qua kho ngoại quan hoặc địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát tập trung. Đây là mô hình giúp:

• Gom hàng theo tuyến/đơn hàng, tối ưu vận hành last-mile
• Giảm áp lực tại cửa khẩu, giảm ùn tắc luồng hàng
• Tăng hiệu quả kiểm tra, giám sát tập trung

Doanh nghiệp logistics cần đặc biệt lưu ý quy trình đưa hàng vào kho ngoại quan, giám sát hàng hóa trong kho, và quy trình chuyển hàng từ kho đến điểm kiểm tra theo đúng quy định. Mọi thay đổi trạng thái hàng hóa phải được cập nhật và có cơ chế đối soát.

Bước 4: Kiểm tra, giám sát và thông quan

Sau khai báo, hàng hóa có thể được xử lý theo các mức độ kiểm tra khác nhau tùy theo phân luồng rủi ro. Với TMĐT, cơ quan hải quan có thể:

• Kiểm tra hồ sơ (đối chiếu dữ liệu)
• Kiểm tra thực tế hàng hóa (tùy luồng)
• Kiểm soát hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành

Kết quả cuối cùng là thông quan hoặc yêu cầu bổ sung/chỉnh sửa. Thời gian thông quan nhanh hay chậm phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng dữ liệu khai báo và mức độ tuân thủ quy trình của doanh nghiệp.

3. Lưu ý và giải pháp rút ngắn thời gian thông quan: Góc nhìn doanh nghiệp logistics

Nhóm lưu ý 1: Chuẩn hóa dữ liệu để giảm luồng kiểm tra

Muốn tối ưu thời gian thông quan, doanh nghiệp không nên chỉ “chạy theo xử lý sự cố” mà cần xây nền tảng dữ liệu chuẩn:

• Xây dựng thư viện mã HS theo nhóm hàng TMĐT
• Chuẩn hóa tên hàng theo cấu trúc: loại hàng – chất liệu – công dụng
• Thiết lập cơ chế kiểm tra trị giá, cảnh báo khai thấp/khai thiếu
• Đồng bộ dữ liệu giữa sàn TMĐT – OMS/WMS – hãng vận chuyển – khai báo hải quan

Đây là giải pháp có tính “gốc rễ”, giúp giảm tỷ lệ sai khai báo và giảm nguy cơ chuyển luồng.

Nhóm lưu ý 2: Quản trị kho ngoại quan như một “hub” chuỗi cung ứng

Với hàng TMĐT, kho ngoại quan không chỉ là nơi lưu giữ, mà là “trạm trung chuyển chiến lược” để tăng tốc giao hàng. Doanh nghiệp nên:

• Thiết kế layout kho phù hợp cross-docking và chia chọn theo đơn
• Thiết lập quy trình kiểm soát niêm phong, mã vận đơn, tracking
• Đảm bảo dữ liệu tồn kho kho ngoại quan luôn sẵn sàng cho hậu kiểm

Quản trị kho tốt giúp giảm sai lệch tồn kho, giảm rủi ro vi phạm giám sát và tăng hiệu suất thông quan.

Nhóm lưu ý 3: Xây dựng SOP và KPI thông quan cho đội vận hành

Một vấn đề phổ biến là doanh nghiệp có hệ thống nhưng thiếu SOP vận hành. Để giảm thời gian thông quan, cần có:

• SOP xử lý tờ khai theo từng tình huống (luồng xanh/vàng/đỏ)
• Checklist chứng từ và dữ liệu bắt buộc
• KPI theo dõi: thời gian khai báo, thời gian phản hồi bổ sung, tỷ lệ tờ khai bị sửa
• Cơ chế phối hợp giữa sales – chứng từ – hiện trường – kho

Doanh nghiệp logistics có thể biến “thông quan” thành một chỉ số vận hành đo lường được, thay vì phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

Hoàn thiện Thủ tục hải quan TMĐT không chỉ là yêu cầu tất yếu trong tiến trình chuyển đổi số mà còn là yếu tố then chốt giúp thương mại điện tử xuyên biên giới phát triển bền vững. Khi thủ tục được đơn giản hóa và minh bạch, doanh nghiệp sẽ tận dụng tốt hơn cơ hội mở rộng thị trường quốc tế.