Manifest trong logistics là gì? Quy trình khai báo và chỉnh sửa mới nhất

Trong hoạt động xuất nhập khẩu và vận tải quốc tế, việc hàng hóa được thông quan đúng thời gian không chỉ phụ thuộc vào bộ chứng từ mà còn liên quan trực tiếp đến quá trình khai báo thông tin với cơ quan hải quan. Một trong những nghiệp vụ quan trọng nhưng thường ít được chú ý chính là khai báo manifest – bản khai chi tiết về lô hàng trước khi tàu cập cảng hoặc xuất cảnh. 

1. Manifest trong logistics là gì?

Manifest trong logistics là bản khai chi tiết thông tin hàng hóa được hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder) gửi đến cơ quan hải quan trước khi tàu cập cảng hoặc xuất cảnh. Chứng từ này chứa các thông tin quan trọng như số vận đơn, người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), mô tả hàng hóa, số container, trọng lượng, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.

Manifest đóng vai trò là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và thực hiện thủ tục thông quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Đối với hàng FCL và LCL, việc khai báo Manifest là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch của chuỗi cung ứng và tuân thủ quy định quản lý hải quan.

2. Vai trò của manifest trong logistics

Manifest đóng vai trò quan trọng trong hoạt động logistics và vận tải quốc tế khi là căn cứ để cơ quan hải quan quản lý, giám sát và kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu. Đồng thời, chứng từ này còn được sử dụng để đối chiếu với vận đơn (Bill of Lading) và lệnh giao hàng (D/O), giúp quá trình thông quan và giao nhận diễn ra thuận lợi hơn. 

Việc khai báo manifest chính xác góp phần hạn chế các sai lệch về thông tin hàng hóa, đảm bảo hàng được giao đúng người nhận và đúng quy định. Ngược lại, nếu thông tin trên manifest không khớp với vận đơn hoặc D/O, lô hàng có thể bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi cũng như các khoản phí chỉnh sửa chứng từ.

3. Ai là người khai manifest?

Trong hoạt động logistics quốc tế:

• Hãng tàu khai manifest cho Master Bill of Lading (MBL).
• Forwarder khai manifest cho House Bill of Lading (HBL).
• Đối với hàng lẻ (LCL), đơn vị gom hàng (Consolidator) thường tham gia quản lý và phân quyền khai báo.

Các thông tin khai báo phải hoàn toàn trùng khớp với dữ liệu trên vận đơn và hồ sơ xuất nhập khẩu.

4. Thời gian khai manifest

Thông thường, manifest phải được khai trước khi tàu cập cảng từ 1 – 2 ngày. Hiện nay, nhiều quốc gia áp dụng hệ thống e-Manifest (manifest điện tử), yêu cầu hãng tàu và forwarder gửi dữ liệu sớm hơn để tăng cường kiểm soát an ninh và chống buôn lậu.

Việc khai báo đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt và đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

5. Các lỗi thường gặp khi khai manifest

Mặc dù quy trình khai manifest không quá phức tạp, nhưng chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa. Các lỗi thường gặp bao gồm khai sai tên người gửi (Shipper) hoặc người nhận hàng (Consignee), nhầm số container, số seal, trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa. 

Bên cạnh đó, việc khai sai cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, nhầm lẫn giữa hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), hoặc lỗi chính tả trên vận đơn Bill of Lading cũng là những trường hợp khá phổ biến. Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp phải thực hiện chỉnh sửa Manifest, phát sinh thêm chi phí và làm chậm tiến độ giao nhận hàng hóa.

6. Cách chỉnh sửa manifest

Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện chỉnh sửa manifest càng sớm càng tốt.

6.1 Trường hợp chỉnh sửa trước thời hạn khai báo

Nếu chưa đến thời điểm chốt dữ liệu trên hệ thống hải quan, người khai có thể cập nhật thông tin mà không phát sinh phí hoặc chỉ chịu mức phí thấp.

6.2 Trường hợp chỉnh sửa sau khi đã gửi hải quan

Sau khi dữ liệu manifest đã được cơ quan chức năng tiếp nhận và xử lý, việc chỉnh sửa sẽ trở nên phức tạp hơn và thường phát sinh chi phí. Doanh nghiệp hoặc đơn vị khai báo có thể phải chuẩn bị công văn giải trình, cung cấp hồ sơ chứng minh nội dung cần điều chỉnh và thực hiện các thủ tục theo yêu cầu của hãng tàu hoặc cơ quan quản lý. 

Tùy từng trường hợp, phí chỉnh sửa manifest cũng có thể được áp dụng. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ các thông tin trên vận đơn và hồ sơ hàng hóa trước khi gửi manifest là rất cần thiết để hạn chế sai sót và tránh phát sinh chi phí không mong muốn.

7. Quy trình khai manifest trên hệ thống điện tử

Bước 1: Nhận phân quyền khai báo

Forwarder hoặc đơn vị gom hàng cần được hãng tàu phân quyền khai vận đơn gom hàng (HBL).

Bước 2: Đăng nhập hệ thống một cửa quốc gia

Truy cập hệ thống và lựa chọn chức năng khai báo Manifest.

Bước 3: Chọn hồ sơ khai báo

Tại mục quản lý hồ sơ tàu biển xuất nhập cảnh, lựa chọn hồ sơ cần khai.

Bước 4: Khai báo thông tin vận đơn

Nhập đầy đủ các thông tin:

• Số vận đơn.
• Người gửi hàng.
• Người nhận hàng.
• Cảng xếp hàng.
• Cảng dỡ hàng.
• Ngày phát hành vận đơn.

Bước 5: Khai báo thông tin hàng hóa

Cập nhật:

• Số container.
• Số seal.
• Trọng lượng hàng hóa.
• Thể tích hàng hóa.
• Mô tả hàng hóa.

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi dữ liệu Manifest đến cơ quan hải quan để xử lý.

Manifest trong logistics là chứng từ bắt buộc trong hoạt động vận tải và xuất nhập khẩu quốc tế. Việc khai báo chính xác và đúng thời hạn không chỉ giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng mà còn hạn chế rủi ro phát sinh chi phí và chậm trễ trong chuỗi cung ứng. 

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên vận đơn, container và hồ sơ hàng hóa trước khi gửi manifest để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.